Escrito por: Lic. María de la Luz Covarrubias
Especialista contable y fiscal
La administración de condominios pareciera ser una actividad sencilla y que requiere de pocos esfuerzos. Sin embargo, este ideal que se puede llegar a tener sobre esta labor tan importante, es completamente erróneo.La gestión condominal, implica una gran variedad de capacidades, conocimientos y habilidades que deben ser desempeñadas por un administrador condómino capacitado o un administrador profesional; sobre todo en temas financieros.
Si nos detenemos a pensar la gran responsabilidad que recae sobre un administrador de condominios y la buena labor que debe realizar para mantener la plusvalía del patrimonio Familiar, de toda una comunidad, es importante destacar que entre los conocimientos que tenga, conozca sobre:
- Soluciones digitales que permitan tener la información financiera transparente y clara
- Últimas actualizaciones y conocimientos en el campo
- Requerimientos actuales que instituciones como el SAT, ha implementado en materia de CFDI’S
Sin embargo, si este no es un tema familiar para ti o no tienes gran claridad sobre esto, ¡No te preocupes! acá te contamos sobre CFDI’S y su importancia.
¿Qué es un CFDI?
Si nos centramos en la definición de sus siglas, un CFDI es un Comprobante Fiscal Digital por Internet, que describe el costo de un producto o servicio ofrecido.
En otras palabras un CFDI es una factura electrónica exigida por el SAT, que tiene la intención de regular a todas las entidades que perciban ingresos; en nuestro caso, las Asociaciones Civiles constituidas por propietarios de un inmueble que compartan áreas comunes.
¿Para qué sirve la implementación de CFDI en mi condominio?
En principio es importante resaltar que la implementación de CFDI’s de forma actualizada en los condominios, es una obligación de carácter fiscal. Por lo tanto no solo debes emitirlos sino hacerlo en la versión correcta, el CFDI 4.0.
Pero, si lo pensamos más allá de una obligación fiscal y nos enfocamos en el ideal de contar con un sistema desarrollado para la administración de condominios, que nos permita tener un control de la cobranza y la morosidad en el pago de cuotas de mantenimiento, la expedición de CFDI es la mejor manera de obtener un control sobre los ingresos de la propiedad.
Además, funciona como aval de la operación comercial con los proveedores, establece relaciones de compromiso, comprueba los ingresos y gastos de los residentes, ayuda a la organización de las finanzas, funciona como elemento clave en la declaración de impuestos; y adicional verifica al condominio como el lugar donde se realiza la actividad económica ante el SAT.
¿Cuál es el CFDI exigido por el SAT?
El SAT, con la intención de modernizar y fiscalizar de manera más eficiente a los contribuyentes, anunció la entrada en vigor de la nueva versión para expedir CFDI’s, versión 4.0.
En principio, esta nueva actualización, que llegaría a reemplazar el CFDI 3.3, tendría vigencia a partir del día 1 de julio 2022, pero, debido a la problemática que se está presentando en la implementación de esta versión; el SAT ha prorrogado la entrada hasta el día 1 de enero de 2023 y hasta esta fecha podrás seguir emitiendo CFDI’s en la versión 3.3, que es la utilizada actualmente.
¿Qué información contiene un CFDI 4.0?
A diferencia de la información que contenía la versión 3.3 tenemos lo siguiente:
- Incluye de manera obligatoria el nombre y domicilio fiscal del emisor y del receptor.
- Los nombres del receptor y emisor deben ir en mayúsculas y sin el régimen societario y deben registrarse como aparecen en la constancia de situación fiscal.
- Debe incluir el régimen fiscal del receptor.
- Debe incluir el código postal del receptor.
- En las opciones de uso, desaparece P01- Por definir y se agrega una validación a este catálogo que dependiendo del régimen fiscal del receptor será el uso de factura que se podrá indicar.
- Debe indicar si el producto o servicio de la operación comercial es objeto de impuesto o no, y si está obligado al desglose de éstos.
- En las opciones de uso, desaparece P01- Por definir y se agrega una validación a este catálogo que dependiendo del régimen fiscal del receptor será el uso de factura que se podrá indicar.
- Debe indicar si el producto o servicio de la operación comercial es objeto de impuesto o no, y si está obligado al desglose de éstos.
>>> Te puede interesar: Cómo hacer facturas y recibos de arrendamiento: Ejemplo
¿Se pueden generar CFDI’S 4.0 personalizados?
Actualmente, si el condómino no solicita el CFDI, la asociación lo expide al público en general. Sin embargo, existe la posibilidad de expedir, tanto en versión 3.3 como en versión 4.0, los CFDI’S personalizados con el nombre de la persona que paga el concepto de cuotas.
Las 4 mejores opciones para generar CFDI’S en tu condominio
1. El SAT
Si bien es cierto, el SAT proporciona las herramientas para poder realizar facturación de forma GRATUITA a través de su plataforma. Sin embargo, es importante considerar que, aunque nos ofrece esta opción gratis, no nos ofrece la facilidad de guardar la información de los clientes, servicios y montos; por lo que en cada vez que realices la facturación, tendrás que alimentar los datos nuevamente y no podrás obtener ningún tipo de reporteo.
2. NEIVOR
En cuanto a Neivor, es una aplicación completa para administrar condominios que te ofrece, por un precio muy bueno, la opción de concentrar en un solo lugar las finanzas del condominio, registrar ingresos y gastos, hacer con un clic las cuentas de cobro, enviarlas a los residentes, generar los CFDIS de forma automática sin errores manuales, obtener un registro detallado y al final, luego de recibir el pago de los residentes, la aplicación los concilia y se encarga de actualizar el estado de cuenta de cada condómino.
Como datos adicionales a resaltar, esta aplicación te permite generar y enviar reportes completos de todo tipo, para que tu puedas mantener informados a tus residentes y comité de vigilancia, de forma transparente. Además, toda la información que registres estará segura en la nube y disponible a cualquier hora.
Realmente una muy buena opción si estás buscando economía, centralización y una solución inteligente.
3. FEL
Se trata de una plataforma que ofrece el servicio de facturación con costo por timbrado y que tiene la facilidad de emitir reportes de facturación, cobranza, morosidad y gráficas. Sin embargo, al ser una plataforma externa al sistema de administración del condominio, no hay forma de ligar tus finanzas con la plataforma. Por lo que, para hacer el reporteo, se tendría que conciliar la información del Sistema de administración con el Sistema de Facturación.
4. ASPEL
Las herramientas ASPEL son plataformas probadas y que funcionan ya sea en la NUBE o como un programa local, teniendo la ventaja de que puede rentarse mensualmente para abaratar el costo del servicio. (Los costos son con base en el modelo a contratar).
Esta herramienta además del timbrado también cuenta con el reporteo, que considera: facturación por mes, acumulada, cartera por cobrar, cobranza.
El tema con esta opción es que se trata de un programa satelital y externo al de administración del condominio, por lo que para tener información al momento de ser solicitada por el residente, se tiene que acceder a esta plataforma para ver el detalle de integración de saldos y en su caso de la cobranza recibida.
Ten en cuenta que el tener 2 plataformas implica una duplicidad de labores, ya que la información de cobros tendría que cargarse en el sistema de administración y también en el sistema de facturación, cualquiera que fuera.
Con Neivor administra tus condominios y genera CFDIs sin errores y actualiza el estado de cuenta de forma automatizada.
>>> Te puede interesar: Qué es prorrateo: Cómo se hace y Cómo se Calcula (Ejemplos)
7 min
