Como administrador de rentas o propiedades, debes estar familiarizado con el concepto de depósito en garantía, el cual queda establecido en el contrato de arrendamiento y permite asegurar el cumplimiento de las cláusulas y obligaciones del arrendatario. A continuación revisaremos a detalle qué es un depósito en garantía y cómo funciona para sacar el mejor provecho durante tu manejo de administración de rentas.
¿Qué es un depósito en garantía?
Los depósitos en garantía son la suma de dinero que se entrega al arrendador al firmar un contrato de arrendamiento, como garantía contra daños, incumplimiento de contrato o impagos por parte del arrendatario. Este depósito se suele reembolsar al final del contrato si no se han producido problemas o infracciones.
Depósito en garantía ejemplo
Definir el monto puede variar dependiendo del tiempo de arrendamiento y el inmueble en cuestión, revisemos algunos ejemplos de depósitos en garantía.
Si se trata de un depósito de garantía de alquiler, normalmente se solicita un mes de renta. Es decir, si el pago mensual por la vivienda es de $10,000 pesos, la fianza sería de la misma cantidad.
En caso de ser una propiedad comercial, puede ser un monto más alto, hasta de dos meses de renta; siguiendo el ejemplo anterior, lo establecido serían $20,000 pesos.
Cuál sea la situación, el monto deberá ser entregado antes de iniciar el periodo de alquiler o durante la firma del contrato.
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¿Qué es un depósito en garantía en contabilidad?
Muchos administradores se preguntan qué es un depósito en garantía en contabilidad y cómo se refleja en las declaraciones fiscales. Lo primero que hay que saber es qué se considera como una deuda, por lo que no genera impuestos, es decir, queda exento de IVA e ISR.
Ahora bien, ¿los depósitos en garantía es activo o pasivo? Ya que hemos aclarado que la naturaleza contable de este monto es deudora, en materia contable el depósito en garantía de un alquiler es un activo, se debe cargar en el primer registro como un derecho a favor del arrendador.
¿Cómo funciona el depósito en garantía?
Una vez definiendo qué es un depósito en garantía, debes saber que no puede ser tomado como un adelanto de la renta, es un monto independiente.
Al terminar el contrato, el arrendatario tiene un lapso de tiempo para verificar las condiciones del inmueble, durante este tiempo la fianza queda retenida; en caso de no encontrar algún daño, queda obligado a devolver el monto total.
Actualmente, es un requisito indispensable para el arrendamiento de una propiedad.
¿A quién protege el depósito de garantía?
Principalmente, avala al propietario o arrendatario, quien se ampara con este monto en caso de que el arrendador provoque algún daño en el inmueble; también puede ser utilizado para cubrir gastos de limpieza, en caso de tener adeudos en las rentas o por anticipar su salida de la propiedad.
Sin embargo, esta garantía no solo ampara al arrendador, también protege al arrendatario en caso de que el propietario incumpla con el contrato.
¿Cómo se debe facturar un depósito en garantía?
Anteriormente mencionamos qué cuenta es el depósito en garantía (activo) y los impuestos de los que queda libre (IVA e ISR), lo que nos da un antecedente y nos permite responder si los depósitos en garantía se facturan.
A diferencia de las facturas de arrendamiento, las autoridades fiscales establecen que el arrendatario no está obligado a expedir una factura electrónica o comprobante fiscal; sin embargo, sí debe firmar un recibo de depósito en garantía en el que declare haberlo cobrado.
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¿Quién administra el depósito de garantías?
Existen diferentes figuras que pueden llevar a cabo la tarea de administrarlo; además del propietario, puede intervenir un tercero que garantice el buen manejo y resguardo del recurso.
Agentes de depósitos en garantía
El agente puede ser la misma persona que se encargó de realizar el contrato de arrendamiento, hasta de llevar la contabilidad del arrendador.
Compañías de depósitos en garantía
Pueden ejecutar las mismas funciones que los agentes pero con más recursos y personal especializado por área. Incluso pueden tener la capacidad de ofrecer sus servicios tanto para el propietario como para el inquilino durante el proceso de arrendamiento.
Administradores de hipotecas
Son especialistas en la administración de bienes raíces, tanto de hipotecas como de arrendamiento y hasta de condominios. Son responsables de mantener todas las solicitudes en orden y administrar las cuentas, e incluso las cuotas de alquiler. Mantienen en las mejores condiciones todos los procesos referentes al inmueble.
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¿En qué casos no se devuelve el depósito de alquiler?
Te dejamos esta lista para aclarar en qué casos no se devuelve el depósito de alquiler:
- Cubrir el costo de limpieza del inmueble
- Mantenimiento o reparaciones por daño directo a la propiedad
- Deudas por el incumplimiento de pago de rentas
- No cumplir con el tiempo de estancia establecido en el contrato
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