Las tareas financieras de un administrador son infinitas ya que tiene bajo su cuidado el dinero de muchos residentes que confían en su trabajo, por eso es importante mostrar que todos sus pagos se utilizaron legalmente.
El cierre de año y el inicio del siguiente son las oportunidades de presentar frente a la asamblea los resultados del año transcurrido y el plan para el año que viene.
Si tienes dudas al cerrar la parte financiera este año, te compartimos los principales tips sobre cómo llevar la contabilidad de un condominio para que comenzar el año sin problemas.
Primero lo más importante.
Analiza el presupuesto anual
Solo tú sabes los gastos que hay en tu condominio, desde el mantenimiento de ciertas áreas hasta pagos de personal, en esta etapa es importante que tengas todo esto claro para poder proyectar el gasto del siguiente año.
En este primer paso debes tener un estimado de cuánto dinero vas a necesitar para el año entrante, de esta forma sabrás qué puedes hacer, qué proyectos son factibles y cuáles no se podrán llevar a cabo.
Al igual te recomendamos echar un vistazo al total gastado los años anteriores, así podrás darte una idea más objetiva de los gastos y la cuenta del edificio.
Además tienes que definir un monto para cada tipo de gasto, así no excedes el presupuesto y terminas el siguiente año con cuentas claras. En este punto es importante sumar esfuerzos como llevar un libro de ingreso y egresos anuales.
Los gastos que aconsejamos tener en mente son: los fijos, los gastos variables y gastos extraordinarios.
Te contamos más.
Fija gastos
Los gastos fijos son aquellos que mantienen su costo, como: servicio de seguridad, personal de limpieza, administración, mantenimiento de áreas comunes, etc.
Los gastos variables son aquellos que su costo puede cambiar por lo que no puedes ponerle una cifra exacta en tu presupuesto, algunos ejemplos son: servicios públicos, papelería y suministros de aseo y están mas relacionados con los gastos comunes de un condominio. Aun así, puede obtener una estimación de tu libro contable.
Y los gastos extraordinarios son aquellos que llegan de imprevisto, pero para los cuales también debes de estar preparado con un fondo de emergencia. Prevenir este tipo de situaciones te hace un mejor administrador porque descartas posibles molestias a tus residentes.
Para cada uno de ellos debes tener una cantidad asignada, de esta manera sabes cuánto puedes gastar en cada rubro y al momento de descargar la contabilidad para condominios, todos tus números van a cuadrar. Los gastos fijos y su administración son uno de los pilar en la gestión de un edificio y su contabilidad.
Estima los ingresos
Esto hace referencia a la cantidad de dinero con lo que contaremos el siguiente año.
Normalmente el dinero con el que cuenta una administración se define por las cuotas que paga cada residente, por lo que es sencillo saber con cuánto trabajaremos dependiendo la cantidad de inquilinos y su aporte mensual. Dependiendo de como lo gestiones, puedes ir libro diario de contabilidad o buscarlos en tu computadora, o preguntar al administrador de tu condominio.
Así podrás ir armando un plan de las actividades mensuales y cuánto se invertirá en cada una de ellas.
Recuerda balancear ingresos con los gastos para una gestión adecuada.
Revisa los contratos
Al finalizar el año es conveniente revisar los contratos de proveedores que tenemos activos, para tener contemplado el pago de sus servicios durante el siguiente año y no nos tome por sorpresa.
Así mismo nos sirve para reactivar contratos que están por expirar y que seguiremos requiriendo de su trabajo, así no tendrás que pagar de nuevo la contratación ni firmar un nuevo contrato. Muchas veces al ser clientes longevos puedes hacer tratos para que respeten los precios o promociones que tenías anteriormente.
>>> Te puede interesar: Depósito en garantía: ¿Qué es y para qué sirve?
Comunícate con tus vecinos
La comunicación es la base de toda buena relación y en un edificio no es diferente.
Ganarse su confianza es uno de los retos más grandes al ser administrador pero una vez conseguido el trabajo se vuelve más sencillo.
Es importante que los hagas parte de la administración, les muestres en qué se va a gastar tal cantidad de dinero y al final mostrar el resultado, sobre todo mostrar un buen resultado, para que todos queden satisfechos. Porque a fin de cuentas el dinero que estás usando es de ellos.
Así mismo genera un canal amigable de comunicación, uno que no resulte molesto y en el que puedas aclarar sus dudas referente a la inversión de sus cuotas de mantenimiento.
Al final verás los frutos de tener una buena relación con tus residentes.
Y lo más importante.
Digitaliza tu información
Agilizar tu trabajo no solo depende de ti, tu esfuerzo y las horas que le dedicas a estar en la oficina. Agilizar tu trabajo también tiene que ver con actualizarte y comenzar a usar herramientas que automaticen gran parte de tu trabajo.
Por eso actualmente en el mercado encontrarás software que se encargan de resolver la parte financiera para dejarte tiempo para la parte estratégica, dejando a un lado los libros de contabilidad.
Los archiveros llenos de papeles son obsoletos, por qué seguir usándolos si ya existe una aplicación en la que puedes unificar toda la información de tu condominio y revisar cuándo la necesites.
Con la app Neivor tus inquilinos pueden realizar sus pagos y tu administrador, tendrás todo perfectamente acomodado, reportes, facturas, CFDI´S, todo a un clic de distancia.
Con una herramienta de esta índole realizar tus presupuestos anuales es una tarea sencilla, ya que puedes revisar toda la información que está consolidada en tus reportes y tomar decisiones más informadas y sólidas.
Ahora que ya sabes cómo llevar la contabilidad de un edificio, no hay pretexto para no ser el mejor administrador este 2023.
Y recuerda que si es de la mano de una herramienta tecnológica que digitaliza toda tu información, tus labores se vuelven más ágiles.
7 min
