¿Qué es el prorrateo y cómo se calcula? Aprende en 5 ejemplos

¿Sabes a qué se refiere el concepto prorrateo? Como administrador saber qué es prorrateo es fundamental para llevar una gestión transparente y justa con todos tus propietarios.

Revisemos el prorrateo y su significado y todo lo que conlleva esta práctica. 

Significado de Prorrateos

Prorrateo significa dividir o distribuir algo proporcionalmente. Es el reparto proporcional o equitativo de una cantidad, cosa o espacio entre distintas secciones, personas o periodos. 

Existen diferentes tipos de prorrateo y es empleado en distintos sectores para llevar a cabo una práctica legal de distribución. 

Qué es el prorrateo en contabilidad

Las cuotas prorrateadas son un ejemplo de prorrateo en el ámbito contable. Esto consiste en repartir ciertos gastos para pagarlos de manera proporcional. Un caso de esto puede ser cuando se dividen cuotas de luz, agua, teléfono, agua, etc., entre distintos departamentos de una empresa o unidades en un conjunto. Aquí es donde aplica el prorrateo de costos o prorrateo primario en contabilidad.

Un cargo prorrateado en contabilidad es cuando un empresario puede dispersar o dividir el IVA en varias facturas.

Tipos de prorrateo

Los principales tipos de prorrateo suelen clasificarse entre primario, secundario y final. Sin embargo, esta separación está determinada según el objetivo del prorrateo. 

A continuación te explicamos.

Costos prorrateados

También conocido como prorrateo primario, consiste en la separación equivalente de los gastos o costos indirectos a cambio de obtener un beneficio. La base del prorrateo de los gastos se encuentra en distribuir los cargos o costos directos entre las partes involucradas. 

Cargo prorrateado

A diferencia de los costos prorrateados, este tipo de distribución hace la división de los costos de general a específico. Reasigna los costos en orden jerárquico, de mayores a menores costos. 

Por ejemplo en una empresa, se reparten los gastos indirectos de fabricación en proporción al servicio otorgado y recibido. Luego, se va haciendo la distribución de manera descendiente. También lo podemos identificar como prorrateo interdepartamental o prorrateo secundario.

Cómo hacer prorrateo

Claramente no existe una única fórmula para prorratear una cantidad y el porcentaje puede variar dependiendo de la situación. Lo realmente imprescindible es tener un cálculo proporcional de la aplicación de los gastos.

En el caso de un fraccionamiento o conjunto, el prorrateo de las pagas extraordinarias o el pago de servicios del inmueble. Es obligación de los propietarios aportar a los gastos comunes de manera proporcional al derecho que tiene cada uno. 

¿Qué es el porcentaje de prorrateo?

Para el cálculo de prorrateo el porcentaje de prorrateo se divide entre partes iguales. Ya sea de manera equitativa o proporcional dependiendo los derechos de cada propietario en el inmueble. 

Este porcentaje debe quedar asentado en convenios colectivos como el reglamento de copropietarios. La finalidad de que todos estén enterados y de acuerdo con la cantidad.

Para saber cómo hacer prorrateo en un condominio y definir adecuadamente el porcentaje, existen dos fórmulas.

Fórmula para prorratear una cantidad

Es común que los copropietarios de un condominio tomen la decisión de dividir el cobro de los gastos comunes de manera equitativa. Sin embargo, si se busca hacerlo de manera más justa y proporcional, se puede hacer bajo las siguientes condiciones:

• Calcular los metros cuadrados de cada unidad y dividirlo entre la suma total de la superficie. Tomando en cuenta bodegas, estacionamiento y otros espacios comunes.
• Llevar a cabo un avalúo inmobiliario. Es decir, la estimación del valor comercial del condominio en donde se hace el cálculo dependiendo del estado físico del inmueble. 

5 ejemplos de prorrateo de facturas

Veamos 5 ejemplos de prorrateo de facturas más frecuentes que puedes tener como administrador de propiedades.

1. Pago de servicios públicos. Cada propietario tiene una cifra establecida para que paguen prorrateadas cuotas tales como luz, agua, electricidad, entre otros. Por lo general estas cuotas se dividen en 12 meses para cumplir con la cantidad final. 
2. Mantenimiento de áreas comunes. El buen uso y mantener en óptimas condiciones las áreas verdes o compartidas del edificio también pueden ser cargos indirectos prorrateados por los propietarios.
3. Pagas extraordinarias a proveedores. En caso de contar con proveedores que aporten al mantenimiento del edificio, son gastos que también deberán dividirse entre los dueños de las unidades. Existen esquemas que pueden ir de las 12 pagas a las 14 pagas para que la cifra no represente una cifra mayor.
4. Sueldo de trabajadores. Contar con trabajadores de tiempo completo pueden ser otras pagas extras que deben distribuirse entre todas las unidades.
5. Software para administrar condominios. Si tu condominio cuenta con tecnología y cuenta con una app para administrar el conjunto, se puede considerar dentro de las gratificaciones extraordinarias a prorratear. 

Una importante conclusión de prorrateo en tu administración tiene que ver con la transparencia y los resultados que ofreces a tus residentes respecto a las cuotas prorrateadas que están invirtiendo. 

Contar con un software de administración de condominios puede ser la puerta a una mejor gestión. Desde cobrar las cuotas, hasta mostrar los reportes mensuales y hacer el seguimiento de peticiones pueden marcar la diferencia para una mejor convivencia. 

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