Uno de los puntos más importantes dentro de la administración de condominios es poder ganarse la confianza y respaldo del Comité de Vigilancia del condominio, ya que esto facilitará tu gestión, haciéndola visible y valorada, pero ¿cómo logras esto? Existen diversas estrategias y factores, pero uno fundamental es generando informes.
“Yo empecé a administrar condominios en los años 90. En ese tiempo no existía la Ley de Condominios y mi administración podía llegar a ser confusa y poco transparente para mis clientes. Elaborar informes puede parecer complicado, pero mejoran mucho la comunicación, credibilidad y a la larga la gestión es mucho más clara para todos, incluso para mí.”
Los informes ordenan y sintetizan los datos y son la manera más práctica de mantener toda la información del condominio disponible en cualquier momento. Además, aseguran que la comunicación con el comité de vigilancia y residentes se mantenga en buenos términos; gracias a que puedes resolver sus dudas y mantenerlos al tanto de todo lo que pasa en el condominio.
Esto parece hasta cierto punto algo lógico, pero muchas veces lo olvidamos por estar al frente de un condominio y que las tareas del día a día se llevan toda tu atención. Sin embargo, ¡no lo dejes pasar! Continúa leyendo y pon en práctica estos consejos para que los residentes te perciban como una persona capaz, ordenada, confiable y comprometida, alguien que realmente se preocupa por ellos y al mismo tiempo comienza a tener más reconocimiento por tu trabajo.
Comité de Vigilancia de Condominio, ¿qué es y quiénes lo integran?
Empecemos con los básicos, en todo condominio el Comité de Vigilancia es una disposición de la Ley de Condominios, por lo cual debe existir. Su función es, básicamente, supervisar, evaluar y ser un apoyo en tu desempeño como administrador.
¿Quiénes integran el comité de vigilancia? Un presidente y, dependiendo del tamaño del condominio, por dos y hasta cinco miembros dependiendo del número de unidades de del condominio, ellos son nombrados como vocales.
Todos los integrantes deben ser condóminos sin adeudos y su puesto es honorífico, es decir, que no cobran por ese servicio. Además, dos miembros pueden reelegirse de manera consecutiva, excepto el presidente, que en ningún caso podrá ser reelecto de forma consecutiva. Las decisiones se toman entre todos.
Funciones del comité de vigilancia de un condominio
Las funciones del comité de vigilancia en un condominio consisten en:
- Asegurarse de que cumplas con los acuerdos de la Asamblea General.
- Revisar periódicamente toda la documentación e información del condominio, misma que es tu responsabilidad entregarles.
- Supervisar que cumplas con tus funciones.
- Contratar y en su caso dar por terminados tus servicios profesionales.
- Informar a la Asamblea acerca del tu desempeño como administrador.
- Al final, son responsables -junto contigo- de cualquier error, daño o irregularidad en tu gestión.
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¿Qué informes debo elaborar para el Comité de Vigilancia?
Además de tener el libro de actas de las asambleas de condóminos, por ley (Artículo 43 párrafo XII de la ley vigente para la Ciudad de México), debes elaborar varios informes. Los más importantes para tener el control del condominio son:
1.- Informe de mantenimiento
Es un reporte que se actualiza al menos dos veces al año en donde describes el estado de conservación del condominio y las acciones que has generado en caso de arreglos y la cantidad de dinero que se invirtió. La base de este informe puede ser un checklist de mantenimiento que te ayude a especificar:
- Actividad a realizar.
- Justificación para hacerla.
- Costos.
- Tiempo de ejecución.
- Responsable de ejecutarla o de supervisar a quien la realiza.
- Forma de pago.
- Futuras reparaciones necesarias.
2.- Reportes de faltas al condominio
Es un reporte que se genera a partir de las quejas de otros vecinos o por daños en áreas comunes u otras infracciones descritas en el reglamento. Aquí debes especificar:
- Nombre del infractor, qué sucedió, cuándo pasó, en qué lugar y cómo se cometió la falta.
- Daños materiales o morales causados en contra del inmueble o de algún residente.
- Propuesta de sanción y una fecha límite para cumplirla.
3.- Informes administrativos
Este informe es útil para reportar los gastos generados de la gestión laboral con los empleados, de registros legales, entre otras actividades. La información puede ser mayor, pero debe incluir al menos:
- Estado de la información y su ubicación en archivos físicos o digitales.
- Nómina del condominio.
- Reporte de pagos y adeudos a proveedores externos.
- Estado de las relaciones y pagos de cuotas y servicios con el municipio, estado y/o la Federación.
4.- Estados de cuenta
Debes entregar un informe mensual que contenga los estados de cuenta del condominio con los siguientes datos:
- Una relación detallada de los ingresos y egresos del mes anterior.
- El monto de las aportaciones y cuotas pendientes.
- El saldo actual de las cuentas bancarias y de las inversiones (si las hay).
- Relación de las cuentas por pagar a proveedores externos.
- Una lista de los morosos y el monto de la deuda y los acuerdos realizados así como la fecha de cumplimiento de los mismos.
Recuerda que, una vez aprobado por el Comité de Vigilancia, deberás entregar este estado de cuenta a cada condómino, pero eliminando los nombres de los deudores.
5.- Un informe anual
Un informe anual es un estatus sobre el año fiscal anterior, incluyendo los datos de resumen, los estados financieros y análisis pertinentes. Este es el más importante de todos y el que podría tomarte más tiempo, aunque si has realizado los anteriores no te será tan complicado. Aquí vas a entregar:
- Un estado de resultados, que se compone de ingresos y egresos.
- El informe del flujo de caja.
- El informe de ingresos y gastos de un condominio
- El estado de la o las cuentas bancarias y sus movimientos.
- Un balance general de los activos del condominio, deudas y capital.
- El detalle de las recaudaciones, los adeudos y los extras recibidos por concepto de multas o pagos retrasados.
- Los pagos de nómina y de mantenimiento con proveedores externos.
- El estado del fondo de reserva.
6.- Informes contables
Es muy conveniente que elabores informes contables mensuales o trimestrales. Esto te permitirá tener mayor control de tu presupuesto, mantener al Comité de Vigilancia informado y contento y te facilitará la redacción de tu informe anual. Incluyen los mismos datos que el informe anual, pero por los periodos que tú decidas.
Informes = Confianza
Como ves, la clave de tu responsabilidad y reconocimiento ante al Comité de Vigilancia es la comunicación: mientras más información les proporciones mejor te evaluarán y más contentos y conformes estarán con tu trabajo.
Mantener clara y transparente tu gestión crea un vínculo de confianza, y tú necesitas esa confianza y respaldo ante todos los condóminos, en especial cuando surge algún conflicto; pero también para mantener una relación armónica y que te permitan crear una Smart Community.
Además, tener disponible la información te ayuda también a llevar el seguimiento y control de tareas, mantenimientos y sobre todo las finanzas. ¡Todos salen ganando!
Consejos para elaborar y entregar informes para el comité de vigilancia
Sabemos que elaborar reportes de calidad puede ser una tarea ardua que llega a tomar horas y noches en vela para su realización, por eso hemos elaborado estos consejos que te ayudarán a realizar esta importante tarea.
- Los informes son un tema de comunicación, mientras mejor presentes la información, más comprensible será. Usa un lenguaje claro y sencillo.
- Utiliza fotos, gráficas, diseño gráfico, cualquier tipo de herramienta audiovisual que contribuya a transmitir mejor la información.
- Conserva todos los papeles o respaldos digitales que te permitan comprobar gastos, cobros, pagos y guárdalos en carpetas en el momento de recibirlos o ese mismo día, para que no se pierdan ni traspapelen.
- Utiliza una herramienta de administración de condominios que te ayuda a consolidar toda la información en un solo lugar como lo es Neivor.
- Incluye siempre una introducción y una conclusión.
- Una vez que tengas completo el informe, revísalo para que no haya errores, omisiones o incluso faltas de ortografía.
- La presentación es básica. No presentes una simple hoja de papel. Mientras mejor se vea el informe mejor hablará de ti.
¿En qué momento hago tantos informes?
En México la administración de condominios sigue siendo en general un proceso análogo. Datos del sector indican que los administradores dedican el 80% de su tiempo a tareas manuales.
Hoy que existen tantas herramientas digitales para facilitar el trabajo, no hay razón para no utilizarlas. Los beneficios serán muchos, tendrás menos trabajo y serás más eficaz, con Neivor puedes crear reportes a solo un clic de distancia sin esfuerzos manuales y teniendo más tiempo para ti.
¡Es tiempo de digitalizar procesos, aumentar tu productividad y facilitar muchas de tus labores!
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