Convocar y organizar una asamblea de vecinos es una de las mayores responsabilidades como administrador condominal por todo lo que implica.
Decidir lo mejor para el condominio, presentar las finanzas del mantenimiento, plantear acciones y que todos los involucrados estén enterados de lo sucedido, debe quedar estipulado en una acta de asamblea para acreditar las resoluciones tomadas y que la información quede respaldada.
¿Has creado alguna para tu condominio? ¿Sabes cuál es el mejor formato de acta de asamblea? Aquí te diremos los puntos más importantes y un ejemplo de actas de asamblea.
¿Qué es un acta de asamblea?
Las actas de las asambleas son los documentos que contienen los acuerdos, decisiones, cambios y resultados obtenidos en una reunión, en este caso en las asambleas convocadas por el consejo de administración de un condominio.
El objetivo de crear un acta de asamblea comunitaria es cumplir con los requisitos establecidos por la ley que las avala, contar con un registro controlado y garantizar la validez de los acuerdos de una asamblea.
Existen distintos tipos de asambleas, pero las más comunes dentro de un consejo condominal son la asamblea ordinaria y extraordinaria. Veamos de qué tratan cada una.
Asamblea extraordinaria
La Ley de Copropiedad indica que el administrador del condominio puede citar a los copropietarios para llevar a cabo asambleas ordinarias como extraordinarias, siempre y cuando se convoque por los medios autorizados.
Una asamblea extraordinaria es solicitada cuando algún asunto urgente o imprevisto debe atenderse. Durante este encuentro, los acuerdos se tomarán por el voto que representen la mitad, es decir, 50 + 1.
Algunas de los estatutos sociales o condominales que exigen este tipo de convocatoria pueden ser:
- Modificaciones en el Régimen de condominios
- Alteraciones o incumplimiento del reglamento interno
- Reparaciones en el inmueble debido a desastres naturales
- Construcción de obras nuevas en la propiedad
- Extinción o clausura del ejercicio social
- Discutir la integración o duración de la sociedad o copropiedad
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Asamblea ordinaria
Una asamblea ordinaria se lleva a cabo de manera trimestral o al menos una vez al año para resolver asuntos como:
- Integración o cambios del Comité Administrativo y de Vigilancia
- Revisar cifras y datos sobre el capital social vigente
- Rendición de cuentas del condominio y presentación de reportes financieros
- Acordar todo lo relativo al cobro de cuotas de mantenimiento y formas de pago
- Inquietudes y preocupaciones previamente consideradas a la presente asamblea
Así como en las asambleas extraordinarias, se requiere de una mayoría simple de más de 50% del total de los votos para que un acuerdo o petición sean aprobados y quede registrado en el libro de actas.
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¿Cómo se hace un acta de asamblea y cuándo?
Ya que revisamos a detalle qué es un acta de asamblea, es importante saber qué procedimiento o características seguir para construir una.
Continuemos para saber cómo hacer un acta de asamblea y en qué momento ejecutarlas.
Las actas de asamblea son determinantes para que un condominio funcione adecuadamente y para contar con un registro que permita marcar el punto del orden sobre las decisiones que se han realizado.
Durante o después de la asamblea vecinal, el secretario debe realizar las notas correspondientes a los temas que se trataron, en la actualidad también es posible grabar las sesiones. Estos documentos no suelen ser muy extensos ya que se debe poner especial atención a registrar los acuerdos pactados.
Cómo redactar un Acta de Asamblea: Qué debe tener
A continuación te decimos cómo redactar un acta de asamblea de manera efectiva y los puntos que sí o sí debe contener este documento.
- Número de acta
- Lugar y fecha de reunión
- Orden del día
- Firma de presidente y secretario, así como del Comité de Vigilancia y condóminos
- Lista de asistencia
- Acuerdos asentados durante la orden del día
- Resultados de las votaciones efectuadas
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