10 tips para hacer más fácil el cobro de cuotas de mantenimiento

El funcionamiento de un condominio depende, en mayor medida, de un factor principal: las cuotas de mantenimiento. No pagar las cuotas de mantenimiento haría imposible pagar los sueldos de los trabajadores internos, los servicios básicos como el agua o la luz, dar mantenimiento a las áreas comunes o infraestructura del condominio; y mucho menos tener un fondo para emergencias, mejoras y adiciones.

Por lo tanto, no podrías seguir brindando el bienestar que merecen todos tus residentes.

Hay diferentes razones por las que un residente no paga sus cuotas de condominio. Algunas de las más comunes son: 

• No considera que eso le corresponda ni le beneficie.  
• Cree que el dinero que aportan los otros residentes es más que suficiente.  
• Piensa que el fondo es mal utilizado por la Asamblea, el administrador o ambos. 
• No tiene claro para qué se usa. 
• Prefiere utilizar ese dinero para fines personales o de su familia. 

Sin embargo, esto es un problema causado por las diferentes formas de pensar que existen en una comunidad, pero también es un problema de comunicación.

Como administrador de un condominio, debes actuar de forma neutral entre estos dos factores, pero ¿cómo hacerlo?

• Siendo absolutamente transparente en tu operación, de tal manera que los condóminos sepan en qué se invierte su dinero.  
• Siguiendo al pie de la letra lo que la Ley de Condominios estipula respecto al pago de cuotas ordinarias y extraordinarias. 
• Comunicándoles que todo el dinero que aportan es para mantener el condominio seguro, limpio y en buen estado; les permite conservar el valor de su propiedad, aumentar su valor monetario y vivir mejor.  

Ahora, aunque sabemos que la mayoría de los residentes pagan sus cuotas a tiempo, siempre habrá condóminos morosos, y ese es uno de los mayores retos de tu trabajo.  

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Afortunadamente, existen estrategias para lidiar con ellos, y varias de ellas están relacionadas con estos temas que mencionamos. Por eso, queremos compartirte 10 tips para que hagas más fácil el cobro de cuotas de mantenimiento, en tu condominio:

10 tips para hacer más fácil el cobro de cuotas de mantenimiento en condominios

1. Asegúrate de entregar una copia del reglamento interno a cada propietario y a cada residente que llegue a vivir al condominio. Agrega una copia de la Ley o de la parte donde se estipula todo lo referente al pago de cuotas. De esta manera estarán enterados de sus obligaciones.
   
   
2. Haz cada mantenimiento, mejora o cambio, por pequeño que sea, del conocimiento de todos. Así sabrán en qué se usan sus cuotas. Si piensas que toma mucho tiempo, puedes emplear herramientas tecnológicas que te permitan enviar avisos de manera general o personalizados desde un canal de comunicación automático y centralizado. 
   
   
3. No olvides mandar avisos de cobro con la fecha en que deben realizarse. Aplicaciones de gestión de condominios, como Neivor, permiten automatizan su envío mensual y los avisos llegan directamente a los teléfonos móviles de los residentes. Además de ahorrar mucho tiempo y garantizar que cumplas con esta tarea a tiempo, permites que los residentes estén informados de su estado de cuenta (incluyendo adeudos) y no olviden su fecha de pago, adicionalmente, si pones a su disposición diferentes formas de pago, les resultará más fácil hacer rápidamente los pagos.
   
   Esta tarea de generar recordatorios parece inofensiva, pero quizá es de las más importantes, pues, los residentes van a saber su estado de cuenta y van a tener la información para pagar su cuota al día y tú te sentirás más tranquilo y no olvidarás hacer el cobro correspondiente.
   

4. Mantén las cuentas de cada condómino al día y a la mano. ¿Cuántas veces tus residentes te han solicitado un estado financiero y no has podido enviárselos en el mismo momento porque necesitas identificar manualmente los pagos?
   
   Esto puede generar desconfianza y ser una barrera para el cobro de las cuotas, es por ello que, hacer procesos de manera automatizada y tener conexiones con bancos para recibir pagos puede ser de gran ayuda para agilizar procesos y generar confianza, pues la información está disponible en todo momento no solo para ti sino para el comité de vigilancia y los residentes.
   Aplicaciones como Neivor, ayudan con todo esto y más, pues ya no tendrás que dedicar tiempo adicional a identificar manualmente los pagos y generar recibos.
   
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5. Ten todos los datos actualizados de cada residente: nombre, teléfono móvil, de casa o un segundo contacto. Este es un consejo muy útil en caso de emergencias, pero también para establecer contacto con condóminos que no hayan realizado sus pagos en tiempo y forma.
    
6. Si un condómino se retrasó en un pago, investiga si se trata de un caso aislado (un viaje, un problema con su banco, etc.) antes de tratarlo como moroso. A todos se nos llegan a retrasar pagos, pero eso no significa que no vayan a realizarlos, esto te ayudará a empatizar con las personas y ganar mejores relaciones.
   
   
7. Si un condómino se retrasa más de una vez, la mejor manera de comenzar a tratar el tema es estableciendo un contacto personal para entender su situación y llegar a un acuerdo. Un acercamiento cordial aumenta la confianza, mejora la comunicación y reduce la fricción.
   
   
8. Mantén una posición neutra. Concientiza al condómino de la necesidad de contar con su pago para continuar o contribuir con el buen aspecto del condominio. Háblale de algunos beneficios personales que puede perder, pero también del impacto que su retraso genera para la comunidad e incluso el deterioro de las instalaciones. También es importante que le expliques con claridad y cordialidad lo que estipula la ley. 
   

    

   

9. Mantén informada a la Asamblea de quiénes no pagan, para que cualquier paso que des hacia el cobro –como aplicación de multas y medidas más extremas– esté avalado por ella. Para ayudarte con esta tarea, con Neivor todos los datos y reportes que necesites se generan rápidamente, lo que te permite brindar absoluta transparencia a tu administración.
   
   
10. Crea Smart Communities. Al tener toda la administración en orden evitas muchos conflictos y al tener una mejor comunicación con los residentes promueve la armonía entre todos. 

Haz tu vida más fácil y prueba herramientas que te ayuden a administrar la cobranza de cuotas en tus condominios de manera automática, sistematizada y sencilla.

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