Checklist de mantenimiento de edificios [Plantilla descargable]

En colaboración con: Cristina Martínez

Gerente de operaciones TWBA

Te ha pasado que, estás preparando tu informe anual para las asambleas que se aproximan, y de un momento a otro, ¿te avisan que hay una emergencia de mantenimiento que está afectando a un departamento? En ese momento, tienes que atender esa emergencia y tu día se vuelve un caos; pero es allí donde te preguntas, ¿cómo puedo evitar estos problemas?

Hay algo que debemos dejar claro y es que, como administrador de edificios, no puedes impedir por completo averías y problemas de infraestructura, pero sí puedes prevenir la mayor parte de ellos. 

Para prevenir este tipo de problemas, se diseñaron los check list de mantenimiento de edificios, los cuales se aplican, no solo en la administración de condominios, sino en diferentes industrias y en muchas empresas.

Sin embargo, para que generes un buen mantenimiento en tu condominio, es importante que tengas claro qué es un mantenimiento preventivo y un mantemiento correctivo

¿Cómo hacer un Check List de Mantenimiento?

Crear un checklist de mantenimiento es un proceso sencillo y estructurado que puede personalizarse según tus necesidades específicas. Aquí te proporcionamos una guía detallada de lo que deberías considerar al elaborar tu checklist de mantenimiento:

• Información del Equipo: Registra detalles críticos del equipo como la marca, el modelo y la serie. Es esencial documentar el estado actual del equipo, incluyendo si está funcionando correctamente o si tiene algún daño.
• Inspección Física: Revisa y anota si hay piezas sueltas o fuera de lugar. Este paso es crucial para prevenir futuros problemas de funcionamiento.
• Identificación de Síntomas: Observa y reporta cualquier síntoma anormal como sobrecalentamiento, ruido o vibración. Intenta identificar las posibles causas de estos síntomas para un análisis más detallado.
• Procesos de Mantenimiento Preventivo: Organiza los procesos de mantenimiento preventivo en un orden lógico. Esto ayuda a mantener un flujo de trabajo eficiente y a evitar el olvido de tareas importantes.

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¿Qué es un mantenimiento preventivo y correctivo?

Cristina Martínez, Gerente de operaciones de TWBA, nos explica en palabras sencillas, que un mantenimiento preventivo es una actividad o práctica periódica, que te permite tener visibilidad del estado físico y productivo de los activos del condominio. Esto, con la intención de que puedas planificar y ejecutar acciones, antes de que se produzcan averías más en los equipos, y debas invertir más dinero y tiempo en reparaciones.

Ahora, en cuanto al mantenimiento correctivo, consiste en corregir esas fallas o problemas que no se pudieron evitar con el mantenimiento preventivo, aumentado en costos, tiempo y dolores de cabeza; a los cuales no queremos llegar.

Sin embargo, ahora que es clara la importancia de un buen mantenimiento preventivo y de como esta buena práctica te ayudará a generar un orden, tanto en tu equipo de trabajo como en el edificio; es importante que conozcas, 6 buenas prácticas, recomendadas por Cristina Martínez; para que tus mantenimientos sean todo un éxito:

• Haz un listado de tus activos

Hacer un listado de todo aquello que requiere revisión y mantenimiento periódico; te ayudará a saber con exactitud con qué y cuántos activos posee el condominio, qué cosas necesitan reparaciones, qué debe ser reemplazado y con qué urgencia o prioridad se debe gestionar su mantenimiento.

• Establece procesos de monitoreo

Al establecer un proceso de monitoreo podrás coordinar acciones de forma organizada y consistente. Esto te ayudará a tener claridad de la asignación adecuada de recursos, tiempos y resultados esperados. Es fundamental, que tengas en cuenta que tipo de recursos necesitas para ejecutar este proceso; estos recursos pueden ser: humanos, físicos o materiales, financieros y tecnológicos.  Una vez finalizadas todas las actividades de monitoreo mapeadas, no olvides medir los resultados y hacer mejoras para que cada vez tu proceso sea más eficiente. 

Estas condiciones, no solo te ayudarán a mantener un orden en las labores y horarios de tu equipo de trabajo, sino que también te ayudará a prevenir daños y gastos mayores a la hora de reparar algún equipo del condominio. 

• Comunica a los residentes todo tipo de mantenimiento

Haz partícipe a los condóminos sobre todo lo que sucede en el condominio. Si sabes que urge programar un mantenimiento, o que se descompuso algún equipo ¡informales!, ponerse en sus zapatos y evitarles malos entendidos y dolores de cabeza hará que establezcas lazos de unidad y confianza con ellos. Además, existen plataformas, como Neivor, que te ayudan a mantener a tu comunidad informada y al día con las últimas novedades de su condominio, mientras tú te dedicas a tareas a otras tareas prioritarias.

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• Fija un presupuesto para el mantenimiento o casos de emergencia

Destina un porcentaje de los ingresos del condominio, para llevar a cabo todos los mantenimientos preventivos y correctivos; lo ideal es que cuando se te presente una emergencia, cuentes con un 10% o 20% de tu presupuesto para solucionar estos imprevistos. Adicional, con herramientas como Neivor, y su módulo de presupuesto; podrás tener claridad y organización en estos temas. 

• Distribuye las responsabilidades con tu equipo de trabajo

El repartir las labores o responsabilidades entre tus equipo de mantenimiento de edificios, te ayuda a tener más ojos para detectar las fallas y mejoras de tu condominio, y además proporcionas a tus empleados un espacio acorde a sus cualidades. Con el módulo de tickets en Neivor, incentivas la participación de tus residentes en la mejora de la comunidad, y además, puedes gestionar y garantizar el cumplimiento de solicitudes todo en un solo lugar.

• Crea una plantilla o checklist de mantenimiento completo

Contar con un checklist de mantenimiento completo y claro, que incluya un checklist de mantenimiento preventivo, te ayuda a mantener la organización de tu labor. Además, lograste tener bajo control los procesos de ejecución, facilitas la delegación de tareas, mejoras la productividad, reduces errores en la implementación y obtienes resultados reales que puedes demostrar.

Un checklist de mantenimiento completo, te permite incluir las seis buenas prácticas mencionadas anteriormente, en un únicamente documento. Sin embargo, te estarás preguntando ¿Cómo puedo elaborar un checklist de mantenimiento que encierre todo esto? y la respuesta te va a gustar ¡no necesitas hacerlo tú! Aquí te ofrecemos una plantilla de mantenimiento, que te ayudará a organizar tu check list de mantenimiento preventivo, tanto rutinario como anual/mensual.

En esta plantilla, tendrás la libertad de modificar o ampliar el contenido, de acuerdo a tus necesidades y experiencias particulares. Solo debes abrir el documento en tu computadora, descargar el archivo o hacer una copia.

Cuando se trata de facilitar, organizar y llevar al día tu labor de mantenimiento y tener bajo control todo lo que implica ser administrador de condominios, una plataforma digital es el mejor aliado que puedes tener.

Con Neivor centralizas pagos y comunicaciones con residentes, conectas con tu equipo, controlas tus amenidades, automatizas muchos procesos financieros, elaboras reportes y mucho más de la manera más sencilla e inteligente.

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