Cómo administrar condominios de forma transparente y eficaz

Después de 10 años administrando mis condominios, sé que el primer paso para tener a mis residentes felices es poder darles reportes en cualquier momento. Les da mucha tranquilidad sentir que tienen el control de su propiedad y que el manejo es claro”.

Si te dedicas a la administración de condominios, sabes –como Diego– que una de las mayores preocupaciones de los condóminos es saber cómo se está utilizando el dinero que aportan por concepto de cuotas de mantenimiento. Por esa razón, es indispensable administrar de forma transparente y eficaz tus condominios.

Tener reportes al día, poderles explicar qué porcentaje destinas a mantenimiento, los nombres del personal de limpieza, qué compañía arreglará la alberca o bien cuánto del presupuesto anual has gastado y en qué, son algunos de los temas que debes tener al día.

Pero, ¿cómo lograrlo si a veces sientes que el día no basta? Existen maneras de conseguirlo, aquí te damos algunos consejos:

8 tips para la administración eficaz y transparente de tus condominios

1. Promueve una comunicación con los residentes. Las asambleas no son suficientes y no todos asisten a ellas, así que busca la manera de mantenerlos informados de todas tus labores y de las novedades del condominio. Al mismo tiempo, asegura que tengan la confianza de acercarte a ti para cualquier duda, sugerencia o información. Un sistema de gestión de tickets es perfecto para no perder la comunicación con tus condóminos ni perder mucho tiempo comunicándote con ellos, porque  te permite:

• • Centralizar todos los canales de comunicación con ellos en una sola plataforma
  • Agilizar la atención de sus solicitudes y quejas
  • Configurar respuestas automáticas para diferentes temas.

2. Aunado a lo anterior, sé un elemento de cohesión. Promueve la convivencia armónica, organiza eventos en los que participe la mayoría, crea comunicados claros de lo que significa vivir en un condominio, en resumen, crea smart communities. Esto no solo trae beneficios a los condóminos, sino que facilita tu trato con ellos y hace que la comunicación de tus labores de gestión sea más transparentes y evites perder tiempo atendiendo dudas, reclamos o conflictos.
   
   
3. Realiza revisiones periódicas del o los inmuebles. Localiza puntos que requieran mantenimiento para que no lleguen a convertirse en desperfectos que desbalanceen tu presupuesto. Una buena idea es animar a tus condóminos a reportar cualquier posible desperfecto. Esto no solo te ayuda en la gestión, sino que les da la oportunidad de participar en el buen estado de su propiedad.
   
   
4. Mantente al día en todo lo referente a las leyes municipales, estatales y federales. Lo último que quieres es pagar recargos o multas, porque eso te hace quedar mal frente a los condóminos y disminuye tus recursos.
   
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5. Forma tu equipo ideal. Para ser más eficiente necesitas poder delegar, y eso solo es posible si tienes gente de confianza. Un equipo experto y dedicado posibilita que las finanzas y el control de gastos se mantengan al día y se cuente con la información necesaria para la toma de las mejores decisiones para el condominio.
   
   
6. No dejes pasar los adeudos. Tienes que ser absolutamente puntual con la recaudación de cuotas, porque de ello depende no únicamente tu trabajo, sino la buena convivencia entre los residentes. Es muy importante que no dejes pasar los avisos de pago de forma oportuna para que no haya retrasos en el pago y que les ofrezcas diversas formas de pago además –incluso mejor– que el efectivo, como transferencias o pago en sucursal.
   
   
7. Elabora un plan mensual y otro anual con presupuestos (recuerda que estos pueden cambiar a lo largo del año, pero puedes tener un aproximado), fechas y nombre de proveedor. Si los trabajos implican alguna molestia para los residentes (por ejemplo, el lavado de tinacos y cisternas, que requiere un corte temporal en el suministro de agua), no olvides comunicarles lo que estos implican con anterioridad, para que estén preparados y las molestias sean menores. 
   
   
8. Realiza informes periódicos, mantén las finanzas al día y ten el respaldo de todo gasto a la mano. Las finanzas son el tema más delicado de tu labor, y todos los datos deben estar ordenados y disponibles en cualquier momento. Esa es la muestra de que tu labor es eficaz y de que eres capaz de crear smart communities.

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Utiliza una plataforma electrónica

Para facilitarte todas las áreas de tu gestión y posibilitar una gestión transparente y eficaz, hoy existen aplicaciones como Neivor que simplifican tu trabajo y te permiten administrar tus condominios de forma transparente y eficaz.

Neivor es la aplicación experta en administración de condominios, porque:

• Centraliza tu información financiera y automatiza los procesos de conciliación de pagos, eliminando tareas y reduciendo errores manuales. Además, brinda autonomía a tus residentes al poder pagar sus cuotas en línea con el medio de su preferencia.
• Organiza todas las amenidades, define la capacidad y número de acompañantes y mantiene las reservas y horarios actualizados, gracias a nuestro sistema de aforo automático.
• Todos tus reportes están en una misma plataforma. Incrementa la precisión de tus decisiones con reportes estructurados y envía los avisos de cobro a tus residentes de forma segura.
• Centraliza las comunicaciones. Establece un canal de comunicación automático y efectivo entre tú y tus residentes en el que puedes comunicarte de manera general o hacer avisos personalizados.
• Mayor seguridad. Ofrece a tus residentes la facilidad de autogestionar los accesos de sus visitantes, proveedores y/o domiciliarios a cualquier hora del día, utilizando el sistema de seguridad para ingresos con código QR personalizados.
• Crea Smart communities. Al ayudarte a tener todo en orden y en buen estado, al mejorar la comunicación no solo contigo sino entre residentes, Neivor elimina conflictos, crea armonía y, a final de cuentas, mejor convivencia.

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