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El sueño de muchos administradores de condominios es lograr una buena comunicación con sus residentes, ya que eres al...
El sueño de muchos administradores de condominios es lograr una buena comunicación con sus residentes, ya que eres al mismo tiempo servidor y autoridad, eso genera confusiones que suelen ser complejas de manejar.
Además, parte de tu responsabilidad es mediar entre vecinos, residentes y Asamblea. Sabemos que esto puede llegar a ser agotador.
Lo primero que hay que entender es que es casi imposible no tener problemas en condominios y mucho menos problemas entre vecinos. Es la naturaleza de las relaciones humanas, sin embargo, esto no significa que no se puedan reducir o resolver fácilmente. Usualmente, los problemas entran en alguna de estas categorías:
Los conflictos se pueden dividir y abordar entre aquellos que tienes con el Comité de Vigilancia, los que ocurren con los vecinos y los que surgen entre vecinos.
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Los problemas con vecinos debido a tu rol como administrador pueden tener los siguientes orígenes:
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Aunque es casi imposible no tener problemas, existen estrategias para resolverlos, e incluso prevenirlos, de una manera eficaz.
Aquí te damos algunos tips para establecer y mantener una buena relación con el Comité de Vigilancia y los vecinos:
1. Comunica con claridad las características de tu trabajo, tus responsabilidades y límites. Esto es un requisito básico para evitar malos entendidos, interferencias con tu trabajo, requerimientos fuera del horario de trabajo o que no te corresponden y en general para que puedas desempeñarte sin estrés.
2. Tienes que erigirte como figura de autoridad. Si te están otorgando una responsabilidad, deben entender todos, Comité, Asamblea y vecinos, que tienes la autoridad para manejar el condominio. Entender que tus decisiones, tus intervenciones y tus atribuciones están basadas en tus conocimientos y tu experiencia, y que eres una figura neutral.
3. Haz una gestión transparente. Es la manera más eficaz de evitar conflictos. Cuando las finanzas, la contabilidad, el mantenimiento, los cobros, etc. están al día y todos tienen acceso a esa información, no puede haber problemas por desconocimiento, un software de administración es de gran ayuda para mantener la transparencia. Cuando contrates servicios externos no olvides pedir varias cotizaciones.
4. Fija tus objetivos a detalle, no dejes espacio para dudas. Recuerda que los vecinos no son expertos y parte de tu trabajo será explicarles desde cero para que entiendan tus planes y los respalden.
5. Establece una buena comunicación con todos:
6. Respalda la comunicación por escrito. Es importante confirmar que entendiste claramente las solicitudes, indicaciones y requerimientos del Comité, para que no realices acciones equivocadas, puedes apoyarte con una herramienta de administración de condominios.
7. Aprende a negociar cuando sea posible y a ser firme cuando es necesario. En algunas ocasiones podrás encontrar soluciones medias; en otras, como el cobro de cuotas a morosos, no puedes ceder.
También existen estrategias para resolver los problemas de condominio de la mejor manera. Hay algunos pasos para resolver conflictos que aplican de manera universal:
1. Entiende cuál es el conflicto (para eso te será muy útil la clasificación que te mostramos unos párrafos arriba). Ponte en los zapatos de los involucrados y trata de entender la raíz del desencuentro. De otra manera no podrás pensar claramente.
2. Comunícate con ambas partes. Explica con calma, con información y si es necesario con el reglamento interno y la Ley de Condominios qué es lo que aplica en ese caso en particular. Si la única solución es poner multas, no dudes en hacerlo.
3. Juntos planteen soluciones. Una manera de no declarar “ganador” y “perdedor” es si se llega a un acuerdo mutuo. Sentirte parte de la solución genera tranquilidad.
4. Utilicen un mediador. Si no logras llegar a una solución, la intervención de un tercero puede facilitar el entendimiento.
5. Mantén la calma, evita gritos y descalificaciones. Pide lo mismo a la otra parte, porque cuando se llega a los gritos se termina la comunicación.
6. Recuerda siempre que es tu trabajo, no tu vida. ¿Qué significa esto? Por una parte que, al final del día, las decisiones son del y para los dueños del condominio, y, por otra parte, que no debes involucrar tus maneras de ver la vida como si fuera un conflicto personal. Mantente neutral.
Las relaciones humanas son complicadas, y más cuando hay muchas personas en un grupo, en este caso en un condominio. Es imposible tener a todos contentos. Pero sí puedes convertirte en un líder justo, sabio, sensato y amable.
La mejor manera de lograrlo es anticipándote a los conflictos a partir de esta guía que te compartimos, con especial énfasis en la comunicación. La comunicación es clave para una buena gestión.
En Neivor podemos ayudarte a lograr una comunicación fluida y fácil de manejar con tus condóminos, para mejorar la comunicación existen módulos de tickets, noticias y chat. Además, no tendrás problemas de transparencia porque puede tener las finanzas en un solo lugar con sus respectivos reportes, los cobros y estados de cuenta se realizarán de forma automática, entre muchos otros beneficios.
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