Resuelve problemas con los vecinos de tu condominio eficazmente

El sueño de muchos administradores de condominios es lograr una buena comunicación con sus residentes, ya que eres al mismo tiempo servidor y autoridad, eso genera confusiones que suelen ser complejas de manejar.

Además, parte de tu responsabilidad es mediar entre vecinos, residentes y Asamblea. Sabemos que esto puede llegar a ser agotador.

Problemas con los vecinos ejemplos que pueden existir en un condominio

Lo primero que hay que entender es que es casi imposible no tener problemas en condominios y mucho menos problemas entre vecinos. Es la naturaleza de las relaciones humanas, sin embargo, esto no significa que no se puedan reducir o resolver fácilmente. Usualmente, los problemas entran en alguna de estas categorías:

Conflictos de relación: Son aquellos que no están sustentados en hechos, sino en percepciones, prejuicios o falta de objetividad. Por ejemplo, cuando en lugar de abrir la comunicación de un vecino para aclarar una la situación que dio origen al problema, eres acusado de hacer mal tu trabajo.
Conflictos de información: Cuando una o las dos partes tienen información incompleta o incorrecta. Digamos que te falta el pago de la cuota de mantenimiento del departamento 24 cuyo propietario es Juan. Tú le marcas o mandas un correo para solicitar su pago pendiente y Juan te dice que su esposa ya pagó y ahora está molesto porque piensa que le estás cobrando doble o que no estás revisando bien la información. Lo que Juan no sabe, es que su esposa olvidó hacer el pago y que efectivamente tiene un adeudo. El problema aquí es la falta de información.
Conflictos de intereses. Cuando los objetivos de las partes son diferentes. Esto sucede mucho entre vecinos, por ejemplo cuando no se ponen de acuerdo en las mejoras que requieren prioridad. Es común que origine la formación de dos bandos y tú, por supuesto, quedas en medio.
Conflictos de carácter. Hay personas que tienen problemas personales o fallas de carácter y tienden a echarle la culpa a los demás, a no aceptar sus responsabilidades y a pensar que siempre tienen razón. Son los que suelen decir que no pagan sus cuotas porque no están conformes con tu trabajo, aunque los resultados estén a la vista. Los conflictos con estas personas son los más difíciles de resolver y necesitan mucho tacto.

¿Cómo se reflejan esos conflictos en la relación entre tú y los vecinos de un condominio?

Los conflictos se pueden dividir y abordar entre aquellos que tienes con el Comité de Vigilancia, los que ocurren con los vecinos y los que surgen entre vecinos.

Conflictos entre la administración y el comité

Tienen diferentes prioridades. Quizá los miembros del comité creen que la prioridad es comprar un juego para niños cuando tú sabes que hay una bomba que requiere atención inmediata.
Existen malentendidos entre ambas partes. No entendiste bien la solicitud que te hicieron o viceversa.
Falta de transparencia. Si tus acciones no son perfectamente claras, o no tienen reportes en la fecha acordada, dan lugar a suspicacia, desconfianza y conflictos.
Desconocimiento de tus responsabilidades y límites. Por ejemplo, no entender que tienes horarios de trabajo y de descanso. O que realmente hay problemas o fallas que no tienen que ver con tu gestión, como falta de energía o agua.
El Comité no respeta tu labor. A veces algunos miembros suelen querer involucrarse mucho en la administración y quieren cambiar la forma en la que tú haces tu trabajo.
Se tiene la percepción de que no eres suficientemente proactivo para resolver rápidamente temas urgentes. Un caso muy común puede suceder con vecinos morosos.

>> Te puede interesar: ¿Cómo hacer informes para el Comité de Vigilancia?

Conflictos entre vecinos y el administrador

Los problemas con vecinos debido a tu rol como administrador pueden tener los siguientes orígenes:

No todos están de acuerdo con tus decisiones y/o las de la Asamblea. Aunque tú no actúas sin el visto bueno del Comité, pueden creer que eres una persona autoritaria.
Falta de transparencia o mal manejo de las finanzas. En este caso, no existe otra solución que ponerte al día y transparentar tu gestión para mitigar este problema.
Falta de comunicación. Es necesario informarles de todo lo que sucede en el condominio, justificar tus decisiones y hacerlos partícipes de tu gestión.
Conflictos entre vecinos. Al mediar entre condóminos, uno de ellos puede creer erróneamente que te has puesto en su contra.
El cobro de cuotas. Este punto suele ser muy común, a nadie le gusta que le cobren, pero es parte de tu trabajo.

Problemas entre vecinos

Interrupción de la tranquilidad: Música alta, reparaciones en fin de semana, demasiado ruido de los niños, etc.
Falta de consideración: Utilizar un lugar de estacionamiento ajeno, cambiar los acabados que dan uniformidad a un condominio horizontal, usar espacios comunes de manera incorrecta, etc.

>> Te puede interesar: 10 normas de convivencia con los vecinos que debes aplicar ya

¿Cómo evitar estos conflictos con los vecinos?

Aunque es casi imposible no tener problemas, existen estrategias para resolverlos, e incluso prevenirlos, de una manera eficaz.

Aquí te damos algunos tips para establecer y mantener una buena relación con el Comité de Vigilancia y los vecinos:

1. Comunica con claridad las características de tu trabajo, tus responsabilidades y límites. Esto es un requisito básico para evitar malos entendidos, interferencias con tu trabajo, requerimientos fuera del horario de trabajo o que no te corresponden y en general para que puedas desempeñarte sin estrés.

2. Tienes que erigirte como figura de autoridad. Si te están otorgando una responsabilidad, deben entender todos, Comité, Asamblea y vecinos, que tienes la autoridad para manejar el condominio. Entender que tus decisiones, tus intervenciones y tus atribuciones están basadas en tus conocimientos y tu experiencia, y que eres una figura neutral.

3. Haz una gestión transparente. Es la manera más eficaz de evitar conflictos. Cuando las finanzas, la contabilidad, el mantenimiento, los cobros, etc. están al día y todos tienen acceso a esa información, no puede haber problemas por desconocimiento, un software de administración es de gran ayuda para mantener la transparencia. Cuando contrates servicios externos no olvides pedir varias cotizaciones.

4. Fija tus objetivos a detalle, no dejes espacio para dudas. Recuerda que los vecinos no son expertos y parte de tu trabajo será explicarles desde cero para que entiendan tus planes y los respalden.

5. Establece una buena comunicación con todos:

Establece canales de comunicación con el Comité y con los vecinos, tanto personales como electrónicos, para generar una comunicación fluida.
Puedes fijar un horario de atención para que puedas concentrarte en atenderlos y no te llamen a todas horas.
Mantenlos informados de todo lo que sucede en el condominio.
Envía avisos de pago con tiempo.
Crea un chat de vecinos para promover la comunicación entre ellos.

6. Respalda la comunicación por escrito. Es importante confirmar que entendiste claramente las solicitudes, indicaciones y requerimientos del Comité, para que no realices acciones equivocadas, puedes apoyarte con una herramienta de administración de condominios.

7. Aprende a negociar cuando sea posible y a ser firme cuando es necesario. En algunas ocasiones podrás encontrar soluciones medias; en otras, como el cobro de cuotas a morosos, no puedes ceder.

¿Qué pasa si ya tengo conflictos con los vecinos?

También existen estrategias para resolver los problemas de condominio de la mejor manera. Hay algunos pasos para resolver conflictos que aplican de manera universal:

1. Entiende cuál es el conflicto (para eso te será muy útil la clasificación que te mostramos unos párrafos arriba). Ponte en los zapatos de los involucrados y trata de entender la raíz del desencuentro. De otra manera no podrás pensar claramente.

2. Comunícate con ambas partes. Explica con calma, con información y si es necesario con el reglamento interno y la Ley de Condominios qué es lo que aplica en ese caso en particular. Si la única solución es poner multas, no dudes en hacerlo.

3. Juntos planteen soluciones. Una manera de no declarar “ganador” y “perdedor” es si se llega a un acuerdo mutuo. Sentirte parte de la solución genera tranquilidad.

4. Utilicen un mediador. Si no logras llegar a una solución, la intervención de un tercero puede facilitar el entendimiento.

5. Mantén la calma, evita gritos y descalificaciones. Pide lo mismo a la otra parte, porque cuando se llega a los gritos se termina la comunicación.

6. Recuerda siempre que es tu trabajo, no tu vida. ¿Qué significa esto? Por una parte que, al final del día, las decisiones son del y para los dueños del condominio, y, por otra parte, que no debes involucrar tus maneras de ver la vida como si fuera un conflicto personal. Mantente neutral.

Las relaciones humanas son complicadas, y más cuando hay muchas personas en un grupo, en este caso en un condominio. Es imposible tener a todos contentos. Pero sí puedes convertirte en un líder justo, sabio, sensato y amable.

La mejor manera de lograrlo es anticipándote a los conflictos a partir de esta guía que te compartimos, con especial énfasis en la comunicación. La comunicación es clave para una buena gestión.

En Neivor podemos ayudarte a lograr una comunicación fluida y fácil de manejar con tus condóminos, para mejorar la comunicación existen módulos de tickets, noticias y chat. Además, no tendrás problemas de transparencia porque puede tener las finanzas en un solo lugar con sus respectivos reportes, los cobros y estados de cuenta se realizarán de forma automática, entre muchos otros beneficios.

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