¿Cómo llevar la administración de condominios? - NeivorLa administración comercial puede llegar a ser una labor complicada ya que se debe lidiar con el propietario y ofrecer una buena gestión de clientes. Además de que las rentas pueden estar en constante movimiento, ya que a diferencia de una vivienda, las plazas comerciales subsisten dependiendo el éxito de los productos o servicios que brinden.
Vamos a entender mejor todo lo que este trabajo conlleva.
Administración de centros comerciales. ¿Qué es?
La administración de locales comerciales es la que lleva la gestión, control, manejo y se rige bajo el cumplimiento del reglamento del centro comercial. Básicamente la administración comercial logra que el recinto funcione de la mejor manera, manejando al equipo de ventas y poniendo atención desde el mantenimiento del edificio, su funcionamiento y servicios, así como de la organización interna con propietarios, arrendatarios y público en general.
Por lo tanto, desempeñar estos procesos administrativos requiere de atención al detalle, un orden y una estructura impecables.
Pero exactamente ¿Qué hace una administración de locales comerciales?.
Acá te contamos.
Funciones de un administrador de centros comerciales
Las funciones de un administrador son muchas y muy diversas, pero consideramos que estas cuatro son las más trascendentales para lograr el éxito en su trabajo de administración de locales comerciales.
1-Realizar asambleas con los arrendatarios y llevar un libro de actas de asamblea
Es importante realizar una reunión periódica con los usuarios de los locales comerciales, ya que hay que llegar acuerdos que a todos favorezcan, siempre siguiendo las reglas del centro comercial.
Además de que hay que mantenerlos al tanto sobre futuras situaciones, como ampliaciones, construcciones o reparaciones, para que los usuarios sepan a lo que se van a enfrentar los siguientes meses y se preparen para ello. E incluirlos en la toma de decisiones, ya que también les repercute.
2-Realizar los cobros de rentas de cada local
Probablemente es una de las tareas más importantes, ya que con ellos se mantiene el centro comercial activo y se paga a todas las personas que trabajan día a día para que todo funcione adecuadamente.
Un administrador recibe pagos, los organiza y lleva el control en una base de datos, por eso hacerlo manual es la forma más complicada y en la que se invierte más tiempo. Actualmente existen softwares de gestión que realizan los cobros, la conciliación y la facturación automáticamente, además de que ofrecen a los clientes diversas formas de pago, para facilitarles sus rentas.
3-Elegir los proveedores para mantenimiento y reparaciones
Un administrador siempre debe estar pendiente del estado físico del edificio, ya que una buena imagen siempre atraerá más visitantes y la correcta atención al cliente es beneficiosa para sus arrendatarios y para el propietario del centro comercial.
4-Entrega de cuentas
A fin de mes debe entregar cuentas claras de las entradas y salidas de dinero, mostrando un reporte financiero que demuestre que las cuentas están claras, de preferencia enviándolo por correo electrónico o exponiéndolo en asambleas para que todos estén enterados.
Una herramienta de análisis ahorraría todo el esfuerzo y tiempo que estos reportes requieren, ya que tendría todos los datos listos en el software, y podría checarlos siempre que así lo requiera.
Estos 4 puntos son solo algunas de las tareas más importantes que un administrador comercial debe realizar mes con mes, sin dejar de lado a sus clientes o inquilinos de cada local.
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Relación con inquilinos en centros comerciales y condominios
Mantener una relación cordial y una comunicación fluida con los inquilinos es de suma importancia, ya que te ahorrarás problemas y quejas que solo arruinarían tu trabajo diario.
Elegir un canal de comunicación adecuado es lo más inteligente que puedes hacer, ya que enviarles comunicados impresos, correo electrónico o whatsapp no suele ser óptimo y muchas veces no cumple su cometido, ya que ignoran los correos electrónicos, hacen caso omiso a los documentos o saturan de whatsapps y el mensaje primordial se pierde.
Por ello recomendamos tener una herramienta tecnológica como Neivor, que genere mejor servicio al cliente y una conversación ordenada, en la que se tenga el control 360..
Además de tener un espacio para noticias, en donde se podrán poner los avisos importantes y asegurándose de que los lean, ya que se envía una notificación automática a su celular y se mantiene en la interfaz de la aplicación por si quieren volver a revisar el comunicado.
Llevar el orden de la administración de locales comerciales, tener una comunicación fluida, y una base de datos ordenada, ya no es tan complicado como antes, hacer uso de la tecnología te brinda tiempo para tareas estratégicas, te ayuda a crear un buen ambiente de trabajo e interno y te ayuda a conseguir los objetivos planteados.
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